🖥️ Cómo sistematizar tus procesos para ser más eficiente (II)

#13 Creo mis flujos de trabajo para contenidos

¿Crees que un texto aparentemente sin terminar, puede ser más útil que otro de 2000 palabras perfectamente estructuradas?

Te voy a demostrar que sí.

¿Por qué hablo de texto sin terminar?

Porque estoy desarrollando contigo un sistema en tiempo real. Y yo, igual que tú, querido lector, tengo el tiempo que tengo.

Esto es un build-in-public de manual. Mi promesa es enseñarte cómo yo hago las cosas DENTRO de mi negocio, sin venderte una falsa perfección.

Y yo siempre cumplo mis promesas.

La semana pasada te conté que estoy montándome un sistema para ser más eficiente y cumplir con los propósitos que quiero afrontar en 2025 (puedes leerlo aquí).

En esta segunda y última parte vamos a coger esos procesos y a crear los flujos de trabajo de forma más detallada.

Y sí, va a haber vídeo, que muchos me lo habéis preguntado durante la semana.

Vamos pallá:

Antes te he hablado de artículo sin terminar. Más bien, lo que no está terminado, es el sistema. Ahora mismo estoy metiéndole mano y creándolo, poco a poco.

El ejemplo que escogí para desarrollar la semana pasada fue la creación de contenido. Me resultará más útil a mí, y creo que a ti también, querido lector.

Ahora sí, vamos al turrón:

Creación del flujo de trabajo

En el ejemplo mostraré el que he creado para grabar vídeos de YouTube.

El flujo está creado en forma de lista de tareas, con su casilla de verificación correspondiente. De este modo puede usarse como plantilla para cada vídeo en particular, simplemente duplicando la página de Notion.

Muchas de esas tareas se pueden desglosar en subtareas, pero de momento es así como lo he planteado. La cosa es tener una base sobre la que trabajar.

He definido una duración estimada para cada parte. Creo que si no se hace así, corremos el riesgo en ciertas fases de alargarnos hasta el infinito, que siempre es contraproducente.

En este caso, cada vídeo necesitará unas 12 horas para hacerse, es decir, día y medio de trabajo (habrá que ver si soy capaz de cumplirlo).

Después de asignarle una duración estimada al proceso completo de creación del vídeo, lo hago también con cada una de las subtareas.

Como se ve en la imagen de abajo, le he asignado dos horas a la búsqueda de documentación. Esto se irá puliendo con el tiempo, conforme vaya optimizando el proceso.

Os dejo una captura del mismo:

Abarcamos desde la elección del tema, hasta la programación de la publicación, sin saltarnos ningún paso.

Descripción detallada

Ahora es cuando me remango y me pongo a pensar cómo demonios doy el último paso. Pensar de verdad en la forma de ejecutar la tarea en la práctica.

El proceso es más o menos así:

• Me marco un tiempo límite. Este es orientativo, pero tiene que servir para que el proceso no se vaya de las manos. El objetivo es cumplir en el menor tiempo posible. Es útil usar una herramienta como Toggl para medir lo que tardas.

• Pienso en el resultado final. ¿Qué es lo que quiero obtener cuando tenga esa tarea hecha? ¿En qué formato la necesito?

• Busco entre las herramientas de las que dispongo ( y si es necesario y merece la pena, a lo mejor busco una nueva) y la incorporaré a mi flujo de trabajo. Aquí hay que decir que tengo que dedicarle tiempo a manejar bien la herramienta, porque a veces no son muy intuitivas. Por ejemplo, yo compré en AppSumo una herramienta de automatizaciones cuya dificultad de manejo esta entre la de conducir un cohete espacial y resolver la hipótesis de Riemann.

• Redacto el proceso. En caso necesario, crear una lista de tareas para ir tachando conforme se van haciendo.

• Lo pongo en práctica e itero cuando sea necesario. Una vez terminado el proceso, mejorarlo hasta que quede a puntito de caramelo.

En las tareas en las que sea necesario, incorporaré un enlace a la plantilla correspondiente dentro del flujo de trabajo. De ese modo podré duplicar ésta y rellenarla para un vídeo concreto.

Un ejemplo de esto sería la redacción de un guion, o los procedimientos para documentarme. Quedaría así:

De nuevo atiendo a los aspectos más relevantes del guion, y las cosas que no quiero que se me olviden.

Antes de empezar a escribir, conviene tener cosas en cuenta como el título o la miniatura, que hoy día son fundamentales para crear los vídeos. De hecho, los gurús dicen que hay que escribir el título y pensar la miniatura antes siquiera de empezar a grabar.

Incluyo el número de tomas y lo que debe durar cada uno de los bloques del vídeo, para que todo esté controlado y no se me vaya de las manos.

Por otro lado, este es el estado actual de la plantilla de extraer información:

Como ves, le he asignado al principio una etiqueta con el símbolo de la almohadilla, para poder encontrarla mejor en el futuro. En esta como en otras, se le asignarán las etiquetas que sean necesarias, conforme las vaya necesitando.

He dividido la plantilla en dos partes. Por un lado la búsqueda de información, y por otro el tratamiento de la misma. En este último he incluido las herramientas a usar para agilizar el trabajo.

Tal y como hice la semana pasada, aquí tienes un vídeo donde te enseño mi Notion y puedes ver más claramente cómo estoy haciendo las cosas.

Quiero agradecer la ayuda de Raquel Vázquez, que es una máquina en Notion, y que tiene una formación que yo he hecho, con la construcción del sistema que yo tengo en la cabeza.

No está terminado, porque yo soy un pelín exigente, y necesito tiempo para que todo quede como lo tengo en mi cabeza.

Pero saldrá y se quedará estupendo. De modo que el año que viene podré conseguir todo lo que me proponga.

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Para concluir, puedes ver que no he inventado el Mediterráneo. Lo que he hecho simplemente ha sido hacer listas y describir los procesos. No he creado un método nuevo y mágico que lo resuelva todo.

No hace falta.

Por eso precisamente creo que es fácil de implementar para cualquiera.

Y por eso quería enseñártelo a ti, querido lector.

Lo puedes hacer en Notion o te lo puedes escribir en un folio, da igual (lo de los enlaces es más complicadillo de hacer en un cuaderno de anillas, ya te lo aviso).

Tal y como avisé al principio, todavía queda mucho trabajo por hacer, pero no es más que seguir haciendo lo mismo que os he contado, tanto en el texto como en el vídeo.

¿Qué te parece todo este rollo que te he contado? ¿Te parece útil? Cualquier propuesta de mejora es bienvenida, y si tú tienes pensado hacer algo parecido, sería estupendo que lo compartas en los comentarios.

Me despido de ti hasta la semana que viene, nos vemos el domingo, como siempre.

A las 10:30, hora de Córdoba (España).

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El pasado 19 de noviembre fue el día de la emprendedora. [...]

Elena Lodos escribe una newsletter para mujeres emprendedoras, que tiene por objetivo el equilibrio emocional y la paz mental al ritmo del ciclo menstrual. Y está ofreciendo una guía, a quien se suscriba, que se llama: “De montaña rusa emocional a la noria de la calma emprendedora”.

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Si tú notas tu regla, te duele o sientes que te limita a la hora sostener tu ritmo emprendedor, te puede interesar. Elena habla de cómo el paradigma de la ciclicidad le ayudó a optimizar sus habilidades. Notaba que alguna semanas era más productiva, otras más creativa, otras más estratégica, otras más comunicativa… pero que no podía serlo todo a la vez, como ella quería y por lo que se esforzaba.

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